Como desenvolver uma comunicação mais concisa e impactante na advocacia?

Já é sabido que contar histórias é uma ferramenta poderosa para uma comunicação de alto impacto. 

Acontece que nem todo mundo sabe usá-la bem e acaba desperdiçando o tempo das outras pessoas com delongas ou informações desnecessárias.

Muitos de nós já tivemos neste papel seja como locutor ou receptor.

Imagino que a maior parte aqui, senão todos, já estiveram em apresentações longas, entediantes, cheias de informações desnecessárias, que nos faz querer levantar e sair.

Aquele enorme fluxo de explicações conscientes e sinuosas – tudo em nome de “dar contexto”.

Mas aqui está algo a se considerar: quando fazemos isso, não estamos realmente passando contexto, mas apenas divagando sobre coisas que não importam para pessoas que não têm interesse em relação a elas. 

E não há melhor maneira de fazer alguém se desligar do que está sendo falado, do que envolver aspectos que não importam por muito tempo.

A história é uma parte crítica de muitas situações. 

Mas pode facilmente ocupar a maior parte de um contato introdutório com um cliente, por exemplo, se não houver cuidado. Já presenciei ligações de 30 minutos onde 25 minutos eram tomados por histórias de fundo. 

Esta é uma situação em que todos perdem, se não houver atenção. Você desperdiça o seu tempo e o do cliente falando demais sobre coisas que não precisam ser discutidas.

Eles tiram menos proveito da ligação, porque não estão aprendendo nada de novo ou compreendendo o benefício do seu trabalho, e você por não conseguir passar no que pode agregar com o seu serviço.

Imagino que a sua intenção não seja perder o interesse das pessoas, divagando sobre um contexto desnecessário do passado. 

Você quer que elas se concentrem no que importa agora e no que pode atrair o interesse para você.

Como orador, o seu desejo é transmitir seu ponto de vista.

Como ouvinte, é entender o que está sendo passado e ser capaz de trocar para se relacionar.

Portanto, é importante que você gaste tempo suficiente no tópico em questão sem sair pela tangente ou dar detalhes desnecessários, sejam técnicos ou sobre a sua vida e experiências pessoais.

Então, como você evita se perder nestas armadilhas do caminho?

Visando a mínima história necessária.

Primeiro, pergunte a si mesmo: qual é a mínima história necessária para definir o contexto, a fim de que possamos gastar tempo com questões que irão rechear bem a discussão? 

Se você é daquelas pessoas que adora mergulhar de cabeça numa explicação, terá que lutar contra esse seu desejo.

Você pode pensar que os seus clientes, por exemplo, precisam saber todos os detalhes antecipadamente para uma tomada de decisão.

Eles não precisam. Você ficaria surpreso com o quão pouca história é necessária contextualizar a informação. 

Além disso, você sempre pode adicionar informações relevantes mais tarde.

Veja como isso se aplica ao storytelling:

Aqui quero contar sobre uma entrevista de emprego, começando com:

“Acordei 6:00 da manhã, fui fazer exercício para dar aquela animada no corpo, voltei para casa, tomei banho, um café, me arrumei com cuidado para estar apresentável e chamei um táxi.

No caminho, o carro do motorista quebrou e eu comecei a ficar nervosa, porque iria chegar atrasada ao compromisso.

Caminhei até um local próximo, chamei um uber para acelerar o processo. Mas o aplicativo ainda demorou vários minutos, por conta do horário do rush, para encontrar um motorista.

Quando cheguei ao escritório para ser entrevistada o sócio também havia se atrasado, tendo acabado de entrar.

Fui para a sala de entrevista, ainda esperei 15 minutos, quando ele apareceu.

A conversa acabou sendo super bem-sucedida e eu consegui o emprego. Estou super feliz.”

Observe que o excesso de história se infiltrou no contexto, prejudicando o entusiasmo. 

Para corrigir isso, comece sua história no momento da entrevista ou abordando rapidamente as coincidências da vida com o atraso dos dois.

Isso se aplica a perguntas e respostas, pitches de vendas, reuniões de equipe e conversas com clientes.

As pessoas querem ouvir a parte mais importante do enredo.

E como isso se aplica à comunicação diária como, por exemplo, o email?

Coloque o ponto-chave no topo e, em seguida, mais contexto abaixo.

Veja como ficaria:

2-3 frases com o ponto principal da sua mensagem.

Na sequência, o contexto:

3-4 ou 5 parágrafos para compartilhar seu processo de pensamento, lógica, riscos, etc.

Responder estas 6 perguntas, pode ajudar:

O que?

Quem?

Quando?

Onde? 

Como?

Por que?

A coisa mais importante quando se trata de comunicação é que você diga o que precisa ser dito, nada mais.

Basta pensar em quanto tempo você poderia economizar – e quanto mais eficazes as suas comunicações escritas também seriam – se você se livrasse de todos os adornos? 

Isso exige treinamento. E você precisa ser implacável.

É doloroso claro, mas você ficará surpreso com o quanto suas palavras se tornam mais eficientes e impactantes, quando você passa a adotar isso.

Ninguém tem tempo de sobra no mundo de hoje.

Portanto, quando você simplifica, acaba tornando a sua comunicação mais concisa e impactante possível!